Ziel der Maßnahme
Mit der Einführung einer Software wird die damit verbundene Weiterentwicklung der Organisationsstrukturen durch Automatisierung und Digitalisierung der Kernprozesse des Referats Internationale Angelegenheiten (INT) angestrebt. Die Hochschule verbindet damit folgende Ziele: Ein erleichterter und verbesserter Bewerbungsprozess für Studierende, eine effizientere und effektivere Bewerber*innenkommunikation und Zeitersparnisse bei Auslandskoordinator*innen sowie bei Mitarbeitenden des INT durch Automatisierung des gesamten Prozesses.
Kurzbeschreibung
Die Arbeitsprozesse des INT werden mittels einer Software IT-gestützt automatisiert, optimiert und qualitätsgesichert. Die Einführung der Software beinhaltet im Wesentlichen folgende Aufgaben. Die im INT vorhandenen Stammdaten werden zur Migration vorbereitet und spezifische Funktionalitäten der Software an die Arbeitsprozesse angepasst. Verschiedenste Vorlagen für die Bewerbungs- und Kommunikationsprozesse werden erstellt. Über die Projektlaufzeit werden sukzessive verschiedene Arbeitsprozesse digitalisiert und in die Software implementiert, wie die Abwicklung des Online-Learning-Agreements, der online Partnerschaftsverträge und des online Transcript of Records. Dabei werden Arbeitsprozesse im Hinblick auf Vereinfachungen sowie Querverbindungen zu Erasmus without Paper und der einzuführenden Mobilitätsmanagementsoftware unter der Mitarbeit von Studierenden und Mitarbeitenden analysiert und bei deren Umsetzung in die Software begleitet.
Notwendige Spezifikation der Schnittstellen für das zukünftige Campus Management System (HISinOne) und für das EU-Projekt European Student Card werden vorgenommen. Vorkehrungen für die Nutzung sowie Einführung der Erasmus+ mobileapp durch die Studierenden werden getroffen, Mitarbeitende werden geschult. Eine transparente Kommunikation zwischen dem Softwareanbieter und dem Team des INT zur Behebung evtl. technischer Probleme in der gesamten Projektlaufzeit von der Vorbereitung, über die Implementierung, den Betrieb und der Weiterentwicklung der Software soll durch eine Ansprechperson im INT und durch regelmäßige Abstimmungen gewährleistet werden.
Kontakt
Olivia Key,
olivia.key(at)bht-berlin.de
