Ziel der Maßnahme
Mit der Einführung einer Software wird die damit verbundene Weiterentwicklung der Organisationsstrukturen durch Automatisierung und Digitalisierung der Kernprozesse des Referats Internationale Angelegenheiten (INT) angestrebt. Die Hochschule verbindet damit folgende Ziele: Ein erleichterter und verbesserter Bewerbungsprozess für Studierende, eine effizientere und effektivere Bewerber*innenkommunikation und Zeitersparnisse bei Auslandskoordinator*innen sowie bei Mitarbeitenden des INT durch Automatisierung des gesamten Prozesses.
Kurzbeschreibung
Die Arbeitsprozesse des INT werden mittels einer Software IT-gestützt automatisiert, optimiert und qualitätsgesichert. Die Einführung der Software beinhaltet im Wesentlichen folgende Aufgaben. Die im INT vorhandenen Stammdaten werden zur Migration vorbereitet und spezifische Funktionalitäten der Software an die Arbeitsprozesse angepasst. Verschiedenste Vorlagen für die Bewerbungs- und Kommunikationsprozesse werden erstellt. Über die Projektlaufzeit werden sukzessive verschiedene Arbeitsprozesse digitalisiert und in die Software implementiert, wie die Abwicklung des Online-Learning-Agreements, der online Partnerschaftsverträge und des online Transcript of Records. Dabei werden Arbeitsprozesse im Hinblick auf Vereinfachungen sowie Querverbindungen zu Erasmus without Paper und der einzuführenden Mobilitätsmanagementsoftware unter der Mitarbeit von Studierenden und Mitarbeitenden analysiert und bei deren Umsetzung in die Software begleitet.
Notwendige Spezifikation der Schnittstellen für das zukünftige Campus Management System (HISinOne) und für das EU-Projekt European Student Card werden vorgenommen. Vorkehrungen für die Nutzung sowie Einführung der Erasmus+ mobileapp durch die Studierenden werden getroffen, Mitarbeitende werden geschult. Eine transparente Kommunikation zwischen dem Softwareanbieter und dem Team des INT zur Behebung evtl. technischer Probleme in der gesamten Projektlaufzeit von der Vorbereitung, über die Implementierung, den Betrieb und der Weiterentwicklung der Software soll durch eine Ansprechperson im INT und durch regelmäßige Abstimmungen gewährleistet werden.
Projektergebnisse
Nach Einstellung der Projektkoordinatorin im Juni 2022 wurde zunächst das Datenschutzkonzept erstellt und die Zustimmung der Gremien zur Einführung der Software „Mobility Online“ eingeholt. „Mobility Online“ ist eine Mobilitätsmanagementsoftware, die speziell auf die Bedarfe von International Offices ausgerichtet ist und diesen ermöglicht, alle Prozesse digital abzubilden.
Nachdem die Stammdaten der eigenen Hochschule (Fachbereiche, Studiengänge, Personen) und der Partnerhochschulen eingepflegt waren, wurde die Implementierung des Outgoing Studiums Prozesses vorbereitet. Dafür wurde der Prozess zunächst in einem Workshop mit den beteiligten Ansprechpersonen aufgenommen und in einem Prozessdiagramm festgehalten, bevor er in die Datenbank übertragen wurde. Der Prozess umfasst auch die Bewerbung auf Erasmus+ und PROMOS Stipendien. Analog folgten anschließend der Prozess für Incoming Studierende. Bei beiden Prozessen wurden im Zuge der Digitalisierung auch die Prozesse reflektiert, Optimierung- und Automatisierungspotentiale identifiziert. Das Mobility Online Portal wird zur Kommunikation von Informationen zu Partnerhochschulen und Erfahrungsberichten aus Semesteraufenthalten verwendet.
Die Anforderungen von „Erasmus Without Paper“ wurden an der BHT umgesetzt: Die Inter-Institutional Agreements zwischen europäischen Partnerhochschulen sowie die Learning Agreements der Erasmus+ Stipendiat*innen werden digital abgewickelt. Während der Projektlaufzeit wurden die weiteren geplanten Schritte wie digitale Nominierung und Transcripts of Records Erasmus+ seitig noch nicht realisiert. Der Softwareanbieter von „Mobility Online“ ist jedoch im Austausch mit den EWP Verantwortlichen, um alle technischen Voraussetzungen bereitzustellen, sobald die Neuerungen implementiert werden. Die Anbindung an die Erasmus+ Mobile App ist seitens der App für Drittanbieter wie Mobility Online technisch (noch) nicht möglich.
Stand 11/2025 sind neben den beiden Kernprozessen Incoming und Outgoing Studierende auch die Prozesse zur Bewerbung auf das PROMOS Reisekostenstipendium für Praktika, auf internationale Forschungs- und Laborpraktika sowie auf Erasmus+ Personalmobilitäten angelegt. Außerdem gibt es einen Bewerbungsprozess zur Teilnahme am „Be my BHT Buddy“ Programm zur Vernetzung von Incoming und Outgoing Studierenden sowie für ein Zertifikat Internationale Kompetenzen. Offen sind als nächste Schritte noch die Implementierung von Erasmus+ Stipendium für Praktika und Erasmus+ Kurzzeitaufenthalten. Außerdem soll eine Schnittstelle an das Campus-Management-System HisInOne realisiert werden, sobald dafür Kapazitäten auf allen Seiten frei sind.
Die Mitarbeitenden im Referat Internationale Angelegenheiten und die Auslandskoordinator*innen nutzen Mobility Online für ihre jeweiligen Prozessschritte selbstständig. Für die langfristige Administration, First-Level-Support, Weiterentwicklung und Anpassung von Mobility Online und den Prozessen wurden Stellenanteile gesichert.
Kontakt
Marga Bolay
marga.bolay(at)bht-berlin.de
